احصل على مشاريعك من خلال البريد الإلكتروني الخاص بك مع CoordinateHQ

في مجال خدمة العملاء، أصبحت مجموعة الأدوات التقليدية للتعاون مع العملاء بحاجة إلى ترقية. فبالاعتماد على أدوات غير مترابطة، تواجه الفرق تحديات تتعلق بتدفق المعلومات، والتواصل، وكفاءة المشروع بشكل عام. وفي حين أن هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع في السوق، فقد تم تطوير CoordinateHQ خصيصًا لتبسيط التعاون بين الشركات والأطراف الخارجية، مثل العملاء والعاملين المستقلين. وقد أتيحت لنا الفرصة لاختبار البرنامج وتقديم انطباعاتنا في هذه المراجعة.

هذه المقالة برعاية وتم نشرها بواسطة CoordinateHQ. المحتوى والآراء الواردة فيها تعبر عن آراء المؤلف فقط، والذي يحافظ على استقلاليته التحريرية حتى عندما تكون المقالة برعاية.

ما هو CoordinateHQ؟

تم إطلاق CoordinateHQ في عام 2020 بواسطة ريك موريسون (الرئيس التنفيذي) وجود جاردنر (المدير التقني)، وتهدف إلى تحويل عمليات خدمة العملاء عبر الصناعات. مستوحاة من تجربتهم الخاصة في التنقل عبر قيود أدوات التعاون التقليدية، تقدم المنصة حلاً جديدًا لتبسيط الاتصالات وإدارة المشاريع مع العملاء الخارجيين.

تم تصميم CoordinateHQ مع وضع المستخدمين في الاعتبار، حيث يتميز بواجهة بسيطة وبديهية للاستخدام السريع والسهل. ويتيح التركيز على التعاون للعملاء الوصول إلى تفاصيل المشروع في الوقت الفعلي، مما يسهل التعاون السلس. ومن خلال استبدال تبادلات البريد الإلكتروني الطويلة، تعمل هذه الأداة على تعزيز التواصل الشفاف وتحسين كفاءة التعاون.

ابدء

إذا كنت مستعدًا للمحاولة تنسيق المقر الرئيسي، توجه إلى الموقع الرسمي وانقر على ابدأ مجانًا في الجزء العلوي الأيمن، أضف بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل أو قم بالتسجيل باستخدام حساب Google الخاص بك إذا كنت تستخدمه لأغراض تجارية. هذا كل ما عليك فعله لفتح الإصدار التجريبي المجاني لمدة أسبوعين من CoordinateHQ، والذي يتيح لك الوصول إلى معظم الميزات التي ستحتاج إليها لبدء مشروعك الأول. يجب أن أشيد بهم لعدم مطالبتك بتفاصيل بطاقتك الائتمانية قبل أن تتاح لك حتى فرصة معرفة كل شيء عن الأداة.

يبذل برنامج CoordinateHQ قصارى جهده لجعلك تشعر وكأنك في منزلك. بمجرد تسجيل الدخول إلى المنصة، يرشدك البرنامج بنشاط خلال ميزاتها، ويساعدك على التعرف عليها بسرعة. بدأت بفيديو تمهيدي، ثم عملت على تنفيذ المهام الصغيرة، والتي تتضمن إنشاء مشروع ودعوة أول مشارك. يمكنك القيام بذلك لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة أو المضي قدمًا لاستكشاف الأداة بنفسك، إذا كنت تفضل هذا المسار. لقد قمت بمزيج من الاثنين.

تحديد تجربة المستخدم الخاصة بك

في البداية، تبدو واجهة CoordinateHQ مخيبة للآمال بعض الشيء. فهي تتميز بمخطط ألوان محايد يتألف في الغالب من عناصر باللون الأسود والأبيض والرمادي، وهي تهدف إلى التأكيد على الوظائف. ولحسن الحظ، يمكنك إضافة بعض الحيوية إليها. وللحصول على تكامل سلس للعلامة التجارية، تسمح CoordinateHQ للمستخدمين بتحميل شعار شركتهم واختيار الألوان التي تعكس لوحة ألوان علامتهم التجارية.

قم بتخصيص المنصة من خلال صفحة الإعدادات المخصصة. انقر على اسمك في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة، ثم حدد إعدادات. تحت إعدادت الحساب في القائمة الموجودة على اليسار، انقر على شعارك وعلامتك التجارية.

إنشاء مشروع

تتيح لك واجهة CoordinateHQ البديهية إنشاء المشروع بسهولة. انتقل إلى مشروع القائمة، ثم حدد إضافة مشروع لبدء مشروعك الأول. تأكد أيضًا من التحقق من القوالب القسم، حيث وجدت عددًا من الخيارات المفيدة حقًا. بالنسبة لهذه المقالة، استخدمت بالفعل قالب مشروع تصميم للعملاء.

يؤدي هذا تلقائيًا إلى إنشاء مخطط مشروع لك. يمكنك العمل على ملئه بالتفاصيل الفريدة لمشروعك، بما في ذلك الملخص والأهداف وما إلى ذلك. ورغم أنني يجب أن أعترف بأنني أكثر ميلاً إلى تصميم البطاقات في تطبيقات مثل Trello، فإن تصميم مخطط المشروع في CoordinateHQ يؤدي المهمة بلا شك.

من صفحة المشروع، يمكنك إضافة المتعاونين إما كـ العملاء (خارجي) أو فريقك الأعضاء (الذين أضفتهم مسبقًا عبر الإعدادات). بمجرد تسجيل الدخول إلى CoordinateHQ، يمكنهم أيضًا الوصول إلى مخطط المشروع والمزيد، اعتمادًا على دورهم. تعديل أذونات المستخدم في الإعدادات. مسؤول الفواتير لديه أعلى مستوى وصول، في حين أن مدير يمكنهم فقط الوصول إلى المشاريع التي يكونون فيها مالكين أو متعاونين.

إضافة مهمة

لبدء إضافة مهام جديدة، انقر فوق تعديل الخطة الزر. أضف وصف لمهمتك وتاريخ الاستحقاق إذا أردت. يمكنك أيضًا تضمين قائمة مراجعة أو إرفاق ملفات أو إضافة علامات. لا تنس تعيينها لشخص ما، بما في ذلك العملاء أو أعضاء الفريق الداخليين.

يحتوي CoordinateHQ على خيار مفيد، حيث يمكنك تعيين الأدوار للأشخاص الذين يعملون في مشروعك لإدارة المسؤوليات المشتركة في المشروع بسهولة. انتقل إلى إعدادات، وانقر أدوار المشروع تحت إدارة البيانات. الدور الافتراضي هو مدير المشروعوهذا دور لا يمكنك تعديله (على الرغم من أنه يمكنك تعيين أدوار إضافية له من صفحة المشروع).

يتم تعيين هذا الدور تلقائيًا إلى مسؤول الفواتيرولكن يمكنك إنشاء أدوار أخرى، مثل عميل أو مصمم. ثم قم بربط عنوان البريد الإلكتروني للمتعاون بدور ما، حتى لا تضطر دائمًا إلى تذكر من هو من.

عند تعيين دور لمهمة، سيقوم النظام تلقائيًا بإعادة تعيينه للمستخدم الذي يشغل هذا المنصب. على سبيل المثال، يمكنك تعيين مهمة إعادة تصميم الشعار إلى مصممإذا كنت قد قمت سابقًا بتعيين هذا الدور لأحد أعضاء فريقك، فسيظهر اسمه الآن عند تحريك المؤشر فوق المهمة.

عندما تنتهي مهمة ما، سيتمكن المتعاونون الخارجيون من رؤية إشعار في لوحة معلومات CoordinateHQ الخاصة بهم لبدء إرسال الرسائل إلى أعضاء الفريق المعينين على الفور. يشبه هذا إلى حد كبير التفاعل في الوقت الفعلي، حيث لا يتعين عليك تحديث صندوق الوارد الخاص بك بشكل إجباري للاطلاع على أحدث الأخبار حول مشروعك.

إعداد سير العمل

يضمن لك تطبيق CoordinateHQ عدم تفويتك لأي تحديثات مهمة للعملاء، حتى عندما لا تقوم بفحص بريدك الإلكتروني باستمرار. يمكنك أنت وفريقك (بما في ذلك العملاء) الحصول على مصدر واحد لتفاصيل مشروعك والتحديثات والعناصر التي يمكن اتخاذ إجراءات بشأنها. لا داعي للبحث في صندوق الوارد الخاص بك أو التساؤل عن مكان أحدث إصدار من ملف، مما يؤدي إلى سير عمل أكثر سلاسة وإهدار وقت أقل.

لإعطاء مثال لكيفية تحسين سير عملك باستخدام CoordinateHQ، لنفترض أنك تعيد تصميم بوابة الويب الخاصة بعميلك وتحتاج إلى معرفة كل مرة يدخل فيها منتج جديد إلى متجره الإلكتروني. لن يضطر عميلك إلى إرسال بريد إلكتروني منفصل إليك في كل مرة يظهر فيها منتج جديد في توزيعه. بدلاً من ذلك، يمكنك إنشاء نموذج في CoordinateHQ عبر الإعدادات. في إدارة البيانات، انتقل إلى نماذج، وأضف حقول المعلومات المطلوبة إلى النموذج. على سبيل المثال، اسم المنتج و سعر.

في لوحة معلومات CoordinateHQ الخاصة بك، يمكنك إضافة رابط العمل سيؤدي هذا إلى تشغيل النموذج. وهذا يعني أنه يمكن للعملاء إضافة المعلومات مباشرة من لوحة معلومات CoordinateHQ الخاصة بهم. يؤدي ملء النموذج تلقائيًا إلى إنشاء مهمة جديدة في مخطط المشروع الخاص بك، مع التقاط جميع التفاصيل لاستخدامها لاحقًا. إنه سهل ومريح للغاية، ولا يستغرق سوى بضع دقائق للإعداد. يمكنك أيضًا تضمين النماذج في المهام.

على الرغم من أن المشاركين في المشروع يحصلون على رسائل بريد إلكتروني تتضمن آخر التحديثات والمهام الجديدة من CoordinateHQ، فمن الأسهل بكثير تتبع رسائل البريد الإلكتروني من مصدر واحد بدلاً من مراقبة سلاسل البريد الإلكتروني التي لا تعد ولا تحصى من أطراف متعددة قد تكون أو لا تكون ذات صلة بهذا المشروع المحدد.

إدارة مشاريعك

عندما يتعلق الأمر بإدارة مشاريعك، فإن CoordinateHQ يجعل الأمر سهلاً للغاية. انقر فوق المشاريع في القائمة العلوية للحصول بسرعة على نظرة عامة على جميع مشاريعك حتى الآن. يمكنك عرض معلومات سريعة، مثل حالة المشروع, العلامات, مدير، إلخ. يمكنك استخدام المرشحات لعرض المشاريع بناءً على معايير معينة. للحصول على عرض لجميع مهامك، يمكنك التبديل إلى مهام فاتورة غير مدفوعة.

إذا كنت تريد إضافة المزيد من المعلومات إلى الجدول، فانقر على الرمز على شكل ترس في الزاوية اليمنى العليا. لقد أضفت % المهام المكتملة الحقل. ولكن ماذا لو كنت تريد إضافة شيء غير موجود في القائمة؟

يمكنك الذهاب إلى الإعدادات، ثم النقر فوق الحقول المخصصة تحت إدارة البياناتيمكنك تقديم، على سبيل المثال، مربع الاختيار لمعرفة ما إذا كان المشروع مدفوع الأجر أم لا.

عند العودة إلى عرض المشروعات والنقر فوق رمز الترس، يجب أن ترى خيار إضافة مربع الاختيار إلى الجدول.

التسعير

بمجرد انتهاء صلاحية الإصدار التجريبي المجاني، سيتعين عليك الترقية إلى خطة مدفوعة إذا كنت ترغب في الاستمرار في استخدام CoordinateHQ. هناك حزمة Pro مقابل 65 دولارًا لكل مستخدم شهريًا، والتي تفتح لك بعض الخيارات الإضافية، بما في ذلك القدرة على تكوين اسم نطاق مخصص وتخزين ملفات يصل إلى 100 جيجابايت.

توفر CoordinateHQ أيضًا مستوى Enterprise، ولكن سيتعين عليك التواصل مع فريق المبيعات لمناقشة التفاصيل.

افكار اخيرة

أثناء استخدامي لبرنامج CoordinateHQ، اكتشفت أن الأداة تعمل على تعزيز إدارة المشاريع بكفاءة من خلال تعزيز التواصل الواضح وإدارة المهام المنظمة والتعاون في الوقت الفعلي، مما يؤدي في النهاية إلى إكمال المشاريع بشكل أسرع.

على عكس البريد الإلكتروني، حيث يمكن إخفاء التحديثات أو فقدها بسهولة، يوفر CoordinateHQ موجزات الأنشطة في الوقت الفعلي، مما يبقي الجميع على اطلاع بأحدث تطورات المشروع ويقلل الحاجة إلى تبادل رسائل البريد الإلكتروني وتحديثات الحالة. ما عليك سوى أن تتذكر التحقق من لوحة معلومات CoordinateHQ الخاصة بك كل يوم!

إن سهولة استخدام المنصة هي ما أعجبني حقًا. بالإضافة إلى ذلك، إذا واجهتك مشكلة، يمكنك بسهولة الاتصال بـ CoordinateHQ لعقد جلسة فردية، وهو أمر مفيد للغاية في بعض المواقف.

على الرغم من إعجابي بالواجهة بشكل عام، إلا أن الإضافة اليدوية للحقول، مثل أوصاف المهام، كانت مملة بعض الشيء. فقد شعرت وكأنها خطوة إضافية كان من الممكن التخلص منها بسهولة عن طريق إضافة حقل لوصف المهمة افتراضيًا. كما لاحظت أنه لا يوجد خيار عرض التقويم لعرض مشاريعك في جدول زمني، لذا قد تضطر إلى الاعتماد على أداة مختلفة لذلك.

من ناحية أخرى، يوفر البرنامج تكامل Webhook API + Zapier (مع المزيد من الخيارات في الطريق)، حتى تتمكن من تحسين الوظائف بشكل كبير وتبسيط العمليات المختلفة. على سبيل المثال، يمكنهم دمج CoordinateHQ مع تطبيق التقويم المفضل لديهم مثل Google Calendar من خلال Zapier.

لتلخيص، تنسيق المقر الرئيسي لقد أثبت أنه أداة قوية تعمل على تحسين سير العمل بشكل كبير وتعزيز تنفيذ المشاريع بنجاح.