إذا كنت تريد تنظيف إدخال البيانات في جداول البيانات الخاصة بك، فستحتاج بالتأكيد إلى معرفة كيفية إضافة قائمة منسدلة في جداول بيانات Google وExcel. يتيح لك هذا تقييد خيار إدخال البيانات للمستخدم في خلية معينة بمجموعة من الخيارات. لن تضطر إلى القلق بشأن الأخطاء الإملائية أو عدم معرفة شخص ما بما يجب إدخاله. بالإضافة إلى ذلك، يساعد ذلك في جعل إدخال المعلومات أسرع كثيرًا.
إضافة قائمة منسدلة في جداول بيانات Google
توجد طرق متعددة لإنشاء قائمة القيم الخاصة بالقائمة المنسدلة في جداول بيانات Google. يفضل بعض المستخدمين إنشاء عمود مخفي بالقيم الموجودة في ورقة البيانات الحالية أو في ورقة بيانات أخرى في نفس الملف. ويفضل آخرون إضافة العناصر لاحقًا في العملية. تعمل أي من هذه الخيارات بشكل جيد لإنشاء قائمتك.
حدد خلية واحدة أو نطاقًا من الخلايا التي تريد إضافة القائمة المنسدلة إليها. حدد بيانات -> التحقق من صحة البيانات.
تظهر نافذة جديدة على اليمين. انقر فوق إضافة القاعدة لإضافة قاعدة للتحقق من صحة البيانات. تأكد من صحة نطاق الخلايا. إذا لم يكن كذلك، فأدخله يدويًا، أو اخرج من هذه النافذة، وقم بتمييز نطاقك مرة أخرى.
في ال معايير القسم، حدد نوع القاعدة. اسقاط هو الإعداد الافتراضي. أدخل الخيارات يدويًا، أو إذا كان لديك بالفعل قائمة بالخيارات في مكان آخر في جدول البيانات الخاص بك، فحدد القائمة المنسدلة (من نطاق)، وأدخل النطاق. يمكنك أيضًا اختيار مربع اختيار وأنواع مختلفة من النصوص والتاريخ والمزيد. بالنسبة لمثالي، أستخدم القائمة المنسدلة (من نطاق).
انقر خيارات متقدمة أسفل معاييرك مباشرةً. حدد أي نوع من التحذيرات أو الاقتراحات لمساعدة المستخدمين على معرفة ما يجب إدخاله. حدد منتهي عندما تنتهي.
في الخلايا التي تحتوي على أسهم منسدلة تسمح لك باختيار إضافة القائمة، انقر فوق السهم لتحديد أحد الخيارات.
لقد قمت بتعيين القائمة المنسدلة الخاصة بي لرفض الإدخال. إذا قام شخص ما بإدخال أي قيمة أخرى، فسيظهر له تحذير وسيتم رفض إدخاله.
إذا كنت بحاجة إلى إزالة أو تعديل التحقق من صحة البيانات، فانتقل إلى البيانات -> التحقق من صحة البياناتحدد القاعدة الخاصة بك، وأجرِ التغييرات أو حدد إزالة القاعدة.
إذا كنت تريد تخصيص قوائمك بشكل أكبر، فيمكنك تغيير لون الخلية تلقائيًا استنادًا إلى الإدخال المختار. أو يمكنك استخدام صيغ Google Sheets هذه لأتمتة المهام الشائعة.
إضافة قائمة منسدلة في Excel
إذا كنت تفضل استخدام Excel بدلاً من Google Sheets، فلا يزال بإمكانك استخدام القوائم المنسدلة. العملية مماثلة في Excel، لكن خيارات التحقق من صحة البيانات تبدو مختلفة قليلاً.
قم بتمييز الخلية أو النطاق الذي ترغب في إضافة القائمة المنسدلة إليه. حدد بيانات القائمة، واختر تأكيد صحة البيانات في قسم أدوات البيانات.
تمامًا كما هو الحال مع جداول بيانات Google، هناك معايير متعددة للاختيار من بينها، بما في ذلك:
- أي قيمة – أي شيء مباح
- عدد صحيح – يقبل فقط الأعداد الصحيحة
- عشري – يسمح بالأرقام العشرية
- القائمة – حدد القيم من قائمة محددة مسبقًا أو أدخل قائمتك مفصولة بفواصل
- التاريخ – يقبل التواريخ فقط
- الوقت – يقبل تنسيقات الوقت فقط
- طول النص – يقبل فقط نصًا بطول أو نطاق محدد
- مخصص – استخدم صيغة
نظرًا لأننا نقوم بإنشاء قوائم منسدلة، فإن الخيار الوحيد الذي عليك أن تقلق بشأنه هو قائمة.
يختار قائمة وأدخل نطاق القيمة (إذا كان لديك قائمة محددة مسبقًا في نفس الورقة أو علامة تبويب أخرى في المصنف)، أو أدخل كل عنصر من عناصر القائمة مفصولاً بفاصلة. إذا قمت بإدخال نطاق، فقم إما بتمييز النطاق في ورقتك، أو أدخله بدءًا بعلامة المساواة (=)، مثل =E3:E6 أو =$E$3:$E$6.
افتراضيا، تجاهل الفراغ و القائمة المنسدلة داخل الخلية يتم تحديد الخيارات. وهي تضمن عدم ترك الخلية (الخلايا) فارغة، وظهور القائمة المنسدلة في الخلية. يمكنك إلغاء تحديد هذه الخيارات إذا أردت.
حدد رسالة الإدخال علامة التبويب. اترك هذا فارغًا (قم بإلغاء تحديد اظهر الرسالة)، أو أدخل عنوانًا ورسالة لإعلام المستخدم بما هو متوقع منه. على سبيل المثال، تتيح القائمة المنسدلة للمستخدمين تحديد موقع العنصر. لقد أدخلت “موقع العنصر” و”اختيار موقع” كرسالة إدخال.
حدد تنبيه الخطأ علامة التبويب. قم بإلغاء تحديد إظهار التنبيه مربع لعدم إظهار أي نوع من التنبيهات أو اختر بين:
- توقف – لا يمكن للمستخدمين إدخال أي شيء آخر
- تحذير – يتم تحذير المستخدمين، ولكن لا يزال بإمكانهم اختيار إدخال شيء آخر
- المعلومات – يمكن للمستخدمين إدخال أي شيء يرغبون فيه، ولكن يتم عرض رسالة مخصصة لهم
أنا عادة ما أختار قففي النهاية، السبب الكامل لإضافة قائمة منسدلة هو تقييد القيم. أدخل عنوانك ورسالتك لإعلام المستخدمين بما يفعلونه خطأً.
عند الانتهاء من علامات التبويب الثلاث، انقر فوق نعم لحفظ التغييرات الخاصة بك.
يجب أن ترى سهمًا منسدلاً في الخلية الأولى من النطاق الخاص بك. إذا قمت بتحديد رسالة الإدخالسيظهر هذا مع السهم.
إذا حاولت إدخال قيمة غير صحيحة وقمت بإعداد تنبيه خطأ، فيجب أن يظهر التنبيه على الفور.
إذا كنت تريد تحرير القائمة أو إزالتها، فقم بتمييز الخلية أو النطاق الذي تستخدم فيه القائمة المنسدلة. ارجع إلى البيانات -> التحقق من صحة البيانات. قم بإجراء التغييرات الخاصة بك، أو حدد امسح الكل في ال إعدادات علامة التبويب. اضغط نعم لمسح القائمة المنسدلة الخاصة بك.
إذا كنت ترغب في التنقل في Excel بشكل أسهل، فاستخدم اختصارات لوحة مفاتيح Excel التالية.
أسئلة مكررة
هل يمكنني فرز عناصر القائمة أبجديًا، أو حسب الأكثر استخدامًا، أو بأي طريقة أخرى أختارها؟
نعم. إذا قمت بإدخال عناصر القائمة يدويًا في مربع التحقق من صحة البيانات، فضعها بالترتيب الذي تريد ظهورها به.
إذا كنت تستخدم قائمة تم إنشاؤها مسبقًا في عمود في جدول البيانات الخاص بك، فقم بفرز البيانات بالطريقة التي تفضلها. سيؤدي ذلك تلقائيًا إلى تغيير الترتيب في القائمة المنسدلة.
لماذا تحتوي بعض عناصر القائمة على مساحة فارغة أمامها؟
يحدث هذا عادةً عند إدخال العناصر يدويًا. وبينما يلزم فصل كل عنصر بفاصلة، يجب أن تكون هناك فاصلة فقط بين العناصر. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن يكون لديك True وFalse كخيارات القائمة، فأدخل True,False. لا تدخل مسافة بعد الفاصلة، فقد تبدو القائمة غريبة بعض الشيء.
هل هناك حد لعدد العناصر الموجودة في القائمة؟
ليس حقًا. ومع ذلك، يجب أن تحاول إبقاء عدد العناصر قصيرًا بما يكفي لتسهيل اختيار المستخدمين لعنصر من القائمة. يصعب استخدام القوائم الطويلة.
ماذا لو أردت إضافة المزيد من القيم إلى قائمتي؟
عند إضافة قائمة منسدلة في جداول بيانات Google وExcel، قد لا تتوقع الحاجة إلى قيم إضافية، ولكن هناك طريقتان لإضافة عناصر جديدة.
أولاً، إذا كنت تستخدم نطاقًا، فانقر بزر الماوس الأيمن على أي خلية في النطاق، وأضف خلية جديدة، ثم أدخل القيمة الجديدة. سيؤدي هذا إلى تحديث النطاق الخاص بك تلقائيًا في القائمة المنسدلة. أو بدلاً من ذلك، قم بتمييز نطاق القائمة المنسدلة، وانتقل إلى “البيانات -> التحقق من صحة البيانات”، وقم بتغيير النطاق يدويًا ليشمل العناصر الجديدة في قائمتك.
إذا قمت بإنشاء قائمة يدوية داخل تأكيد صحة البيانات النافذة، قم بتمييز خلايا القائمة المنسدلة، وانتقل إلى البيانات -> التحقق من صحة البياناتأضف عناصر إلى قائمتك الحالية واحفظ التغييرات. يمكنك أيضًا ربط البيانات بين جداول البيانات الخاصة بك باتباع هذه النصيحة.
حقوق الصورة: أونسبلاش. جميع لقطات الشاشة من تصوير كريستال كرودر.